Intra-net, intra-B2B?

Z artykułu dowiesz się:

- czym jest intra B2B?

- jakie są charakterystyczne elementy wewnętrznej platformy B2B?

- na jakie procesy korzystnie wpływa wdrożenie intra-B2B?

- jak przystosować platformę e-commerce do założeń intra-B2B?

- w jaki sposób przedsiębiorstwa z różnych branż mogą wykorzystać platformę?

Wstęp

 

Systemy B2B kojarzą się zazwyczaj z rozwiązaniami, dzięki którym producenci oferują swoje wyroby hurtownikom, a duże hurtownie mniejszym hurtowniom. Tymczasem B2B może być wykorzystywane również w relacjach biznesowych z zamkniętym gronem odbiorców, np. w sytuacji kiedy firma ma grupę partnerów biznesowych (np. franczyzobiorców, dealerów, przedstawicieli) i chce im udostępnić efektywny system składania zamówień na swoje towary. Przykładem firmy, która zdecydowała się zaoferować swoim dealerom oraz autoryzowanym stacjom obsługi dostęp do platformy B2B w celu umożliwienia składania zamówień na produkty marketingowe jest jedna z najbardziej znanych, światowych marek motoryzacyjnych. W niniejszym artykule przedstawiono najważniejsze założenia i korzyści wynikające z wdrożenia rozwiązania, które przez analogię do intranetu można nazwać intraB2B.

IntraB2B a B2C i B2B

System B2B oferowany jedynie wewnątrz organizacji (przez analogię do intranetu może być nazwany intraB2B) różni się od klasycznego systemu B2B w kilku istotnych punktach, związanych z wyglądem (frontendem) platformy, użytkownikami, integracją z systemami zewnętrznymi czy procesem obsługi zamówienia.

Wygląd platformy

Sklepy internetowe oferujące produkty klientom detalicznym (B2C) najczęściej traktują wygląd jako jeden z najważniejszych elementów kreowania przewagi rynkowej. Z kolei typowe platformy sprzedaży hurtowej (B2B) są skłonne uprościć interfejs użytkownika końcowego na rzecz podniesienia jego funkcjonalności (w szczególności w zakresie funkcji umożliwiającej wyszukiwanie produktów oraz składania zamówień masowych). W przypadku intraB2B interfejs użytkownika musi być przede wszystkim funkcjonalny, zaś wygląd powinien wpisywać się w ogólne założenia dotyczące kreowania marki, jednak bez epatowania użytkowników stroną wizualną platformy.

Użytkownicy

Sklepy B2C nastawiają się na klienta masowego, pozwalając każdemu chętnemu na dokonywanie zakupów. Klasyczne platformy B2B są zamknięte na masowego klienta (mogą pokazywać asortyment każdemu, ale ceny już tylko zarejestrowanym i zweryfikowanym partnerom biznesowym), jednak co do zasady są otwarte na nowych użytkowników. IntraB2B z założenia ma ograniczoną i dobrze zdefiniowaną grupę użytkowników – są to firmy stale kooperujące z właścicielem platformy (często na zasadach wyłączności) i nie ma możliwości by ktoś, spoza szeroko rozumianej organizacji, miał możliwość przejrzeć asortyment czy nawet wejść na stronę startową platformy. W związku z tym kartoteka klientów platformy internetowej jest w zasadzie niezmienna w czasie i może być zarządzana ręcznie, dzięki czemu platforma może być spersonalizowana pod kątem ich potrzeb.

Integracja z systemami zewnętrznymi

W przypadku systemów B2C integracja z systemami zewnętrznymi (w szczególności z płatnościami on-line, systemem magazynowym lub finansowo-księgowym) jest kluczowa dla pełnej realizacji procesu sprzedaży. Z kolei wiele platform B2B z góry zakłada, że kontrahenci nie będą płacili przelewami on-line, korzystając raczej z odroczonych form płatności (kredyt kupiecki, przelew odroczony), więc integracja ogranicza się do systemu magazynowego, który jest wewnętrznie zintegrowany z systemem finansowo-księgowym. Rozwiązaniom intraB2B zdecydowanie bliżej jest w kwestii integracji do platform B2B, przy czym – ze względu na predefiniowane per kontrahent metody płatności  i dostawy – może ograniczać się de facto do przekazania listy towarów do wydania (np. dokumentem WZ), zaś rozliczenia finansowe są obsługiwane niezależnie od wydań z magazynu (np. zbiorczymi fakturami na koniec miesiąca z uwzględnieniem zamówień intraB2B, ale też innych wzajemnych rozliczeń).

Obsługa zamówienia

Platformy intraB2B cechuje z jednej strony uproszczony sposób obsługi zamówienia (z góry określone warunki płatności i dostawy, brak dokumentów sprzedaży wystawianych przy każdym wydaniu z magazynu), z drugiej strony możliwość realizacji procesów niespotykanych w przypadku B2C czy w klasycznym B2B. Przykładem może być proces wypożyczenia towaru na określony czas (np. w celach marketingowych) oraz późniejsze jego przyjęcie, kontrola stanu po zwrocie oraz rozliczenie opłat za wypożyczenie. W przypadku biznesu prowadzonego na dużą skalę, ale posiadającego scentralizowaną obsługę marketingową, taki system kompleksowego zarządzania wypożyczonym towarem pozwala zachować porządek w obrębie współdzielonych zasobów (w tym przypadku – materiałów reklamowych).

Niech stanie się… Magento

Potrzeby biznesowe opisywanego importera samochodów w zakresie dystrybucji produktów reklamowych do sieci salonów sprzedaży i stacji obsługi idealnie wpisywały się w model intraB2B. Liczba podmiotów korzystających z możliwości zamówienia produktów jest ograniczona, stosunkowo niewielka i generalnie niezmienna w czasie. W związku z tym nie było potrzeby tworzenia efektownego wizualnie rozwiązania, lecz można było skupić się na jak najwyższej efektywności.

Podstawowymi celami przygotowania platformy intraB2B były:

• odświeżenie wyglądu miejsca składania zamówień online,


• umożliwienie wypożyczania wybranych produktów (np. balonów reklamowych),


• chęć poprawy procesów logistycznych,


• dostosowanie raportowania sprzedaży do specyficznych wymagań związanych z rozliczeniami z kontrahentami.

Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwoliła firmie Fast White Cat zaproponować rozwiązanie, które było w stanie postawione cele zrealizować. Koncepcja systemu intraB2B bazowała na platformie Magento 1.9 (w czasie realizacji wdrożenia, w roku 2016, Magento 2.x nie było jeszcze na tyle stabilne, by wdrażać je produkcyjnie) zintegrowanej z zewnętrznym systemem magazynowym.

Jako że jednym z kluczowych wyzwań był czas realizacji wdrożenia, przyjęto, że platforma będzie oparta na bazowej templatce Magento 1.9 (Maddison Island), dzięki czemu modyfikacje frontendu sklepu można było ograniczyć do niezbędnego minimum. W związku z tym prace wdrożeniowe skoncentrowały się na funkcjach backendowych, by sprostać postawionym wymaganiom funkcjonalnym, w szczególności:

• możliwości oferowania produktów tylko w wybranych kanałach sprzedaży (dealerzy, stacje obsługi, zamówienia wewnętrzne),


• utworzeniu ról i uprawnień użytkownikom platformy w ramach każdego kontrahenta,


• obsługiwaniu zamówień sprzedaży,


• obsługiwaniu wypożyczeń,


• generowaniu raportów na potrzeby rozliczania sprzedaży i wypożyczeń.

Jako że dostawa zakupionych towarów do kontrahentów odbywa się tylko za pośrednictwem jednego przewoźnika, to integracja z systemami zewnętrznymi została ograniczona do minimum – platforma pozwala generować listy przewozowe, etykiety i manifesty jednego przewoźnika, nie jest powiązana z żadnym systemem płatności online (kontrahenci otrzymują faktury na podstawie raportów wydań) i pozwala na wysłanie zamówienia do realizacji do systemu magazynowego.

Jeśli nie kupić, to może wypożyczyć?

Jednym z ciekawszych wyzwań podczas realizacji projektu było dostosowanie typowego sklepu internetowego do obsługi wypożyczeń. Część towarów dostępnych w magazynie dealerzy mogą wypożyczać na określony czas. Do czasu wprowadzenia platformy intraB2B wypożyczenia były obsługiwane w sposób ręczny, co nie było rozwiązaniem komfortowym dla obu stron.

W systemie intraB2B postanowiono problem rozwiązać poprzez wprowadzenie grupy towarów, przy których nie podaje się liczby sztuk, ale liczbę dni wypożyczenia. Z drugiej strony nie można wypożyczyć produktu, którego nie ma na stanie magazynowym, zatem niezbędne było takie zintegrowanie sklepu i systemu magazynowego, by w przekazywanym zamówieniu informować o liczbie dni wypożyczenia, a jednocześnie pilnować stanu magazynowego, tak by umożliwiać wypożyczenia tylko dostępnych fizycznie produktów. Dodatkowo wydania z magazynu produktów wypożyczanych musiałby być tak ewidencjonowane, aby możliwe było rozliczenie kosztów wypożyczeń, w zależności od liczby dni.

W przypadku wypożyczeń równie ważnym procesem jak przyjęcie zamówienia na wypożyczenie oraz wysłanie produktu jest proces odbioru wypożyczonego produktu. Produkt musiał być skontrolowany pod względem stanu (np. zabrudzeń, uszkodzeń). Jeśli produkt wymaga naprawy lub czyszczenia, to nie może trafić od razu do ponownego wypożyczenia, zatem jego ponowne przyjęcie na stan magazynowy jest opóźnione.

Podsumowanie

Realizacja platformy intraB2B dla opisywanego importera samochodów różniła się zdecydowanie od typowych sklepów internetowych (B2C i B2B), wdrażanych wcześniej i później przez Fast White Cat. Ze względu na ograniczone wymagania co do wyglądu oraz integracji udało się zrealizować projekt w bardzo krótkim czasie oraz przy stosunkowo niskich kosztach. Co więcej, zaplanowany harmonogram wdrożenia oraz budżet ani przez chwilę nie był zagrożony, a całość została uruchomiona razem z przeniesieniem całego magazynu fizycznego w nowe miejsce.

Koncepcja intraB2B, jako narzędzia pozwalającego efektywnie zarządzać portfelem zamówień wewnętrznych wydaje się być szczególnie interesująca dla firm, które kooperują z zamkniętą grupą kontrahentów, z którymi rozliczają się na podstawie długoterminowych umów, a nie per każde złożone zamówienie. Dzięki wewnętrznemu systemowi B2B możliwe jest ujednolicenie formatu składanych zamówień wewnętrznych, unifikacja procesu ich obsługi oraz rozliczeń. Co więcej, dzięki możliwości przyjęcia daleko idących uproszczeń jeśli chodzi o wygląd i integracje, taka platforma może być zaimplementowana szybko oraz tanio.

Tabela 1

Porównanie systemu IntraB2B i typowej platformy e-commerce B2B

 

[caption id="attachment_4931" align="aligncenter" width="996"] Tabela - Intra-B2B vs. B2B[/caption]